6 Bước để xây dựng tiến độ công việc cho một dự án thành công

Xây dựng tiến độ công việc luôn là một công việc quan trong đối với bất kì dự án nào, nếu hoạch định tiến độ tốt dự án sẽ có nhiều cơ hội thành công hơn

Một trong những trở ngại lớn nhất đặt ra cho các thành viên trong nhóm khi tham gia vào một dự án đó là phải làm việc với nhiều quản lý khác nhau với những cách xây dựng và theo dõi tiến độ công việc khác nhau.
 


kỹ năng xây dựng bảng tiến độ công việc là một kỹ năng quan trọng của người quản trị
 

Nếu bạn từng nghe nhân viên hoặc thành viên của nhóm mình phàn nàn về điều này thì chắc chắn rằng việc quản trị dự án của bạn đang gặp vấn đề, và bảng theo dõi tiến độ công việc có lẽ chưa hiệu quả. Hãy tham khảo 6 bước sau đây, nó sẽ giúp bạn gỡ rối
 

Bước 1: Xác định những hành động cần đưa vào bảng tiến độ công việc


Hãy thiết lập Work Breakdown Structure (WBS) rồi chia nhỏ các hoạt động ra để có thể lên được tiến độ của công việc. Nếu bạn thậm chí chưa sử dụng hoặc chưa biết điều này thì hãy làm nó ngay đi.

Xem xét từng WBS và đánh giá mực độ cần thiết của các hoạt động trước khi chia nó thành các gói công việc. Ví dụ gói công việc trong WBS là” xây dựng kế hoạch truyền thông cho sản phẩm mới” vậy thì các hoạt động tiến độ sẽ bao gồm: “nghiên cứu đối tượng khách hàng mục tiêu”, “lên ý tưởng truyền thông”, “xác định kênh truyền thông chính”, “đo lường mức độ hiệu quả”.

Bước thứ 2: lên thứ tự cho các hành động

Nếu bạn còn nhớ, thì thời mẫu giáo chũng ta thường hay chơi trò xếp hình, với nhiều mảnh ghép chúng ta sẽ cố gằng ghép thành một hình hoàn chỉnh. Trong việc lập tiến độ công việc bạn cũng cần có tư duy tương tự như vậy. Để hoàn thành một công việc hoàn chỉnh và đúng thời gian bạn cần sắp xếp các công việc theo một trình từ cụ thế, như vậy bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý và đo lượng hiệu quả của từng công việc. Đây cũng là cách để bảng theo dõi tiến độ công việc của bạn trở nên hữu ích hơn bao giờ hết.

Bước 3: Đánh giá các nguồn lực dành cho các hành động

Đây là bước đòi hỏi tố chất và kỹ năng của người quản trị dự án, người quản trị phải nắm rõ được nguồn lực mà mình đang có từ con người đến nguồn tài chính, thiết bị cần thiết. Và điều khó khăn hơn nữa là họ phải biết năng lực của từng người để phân công vào những gói công việc phù hợp nhằm đạt được đúng tiến độ và mục tiêu đề ra. Các nguồn tài nguyên này nên được lựa chọn trước khi bạn tính đến lương thời gian thực hiện các hoạt động.

Bước 4: Đánh giá thời gian thực hiện dự án

Bước này là bước cần sự phối hợp giữa người quản trị và thành viên trong nhóm nhằm cùng nhau xem xét khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc đó. Bạn cũng có thể dùng các công cụ sau đây để làm việc này.

Tham khảo ý kiến chuyên gia: Tham khảo ý kiến của một người đã có kinh nghiệm và thành thạo trong việc ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc nhất định.

So sánh các dự án tương đương: Đây là phương pháp tiếp cận thông qua nghiên cứu các dự án tương đồng đã từng thực hiện trước đó hay của một tổ chức nào đó, từ đó dự đoán được thời gian thực hiện trong dự án của mình.

Ước lượng tham số hóa (parametric Estmating): Việc này chỉ đơn giản là nếu lên một ước tính. Ví dụ rằng trung bình cần 3 tiếng đồng hồ để có một bài viết content thì một ngày làm việc (8h) sẽ là tối thiểu 2 bài viết.

Đánh giá 3 điểm: Trong một số trường hợp khác bạn có thể sử dụng đến phương pháp PERT (Project Evaluation and review technique). Đây cũng là một công cụ rất hữu ích để tính toán thời gian hoạt động . Bạn chỉ cần xác định trọng số hoàn thành công việc theo 3 xu hướng: bi quan, lạc quan, khả thi. Ước tính theo công thức sau:

 

(Thời gian bi quan + 4 x Thời gian khả thi + thời gian khả quan)/6


Bước 5:Xây dựng tiến độ

Bước này là quy trình trong đó các hoạt động đã được sắp xếp tiến độ, các nguồn lực cần thiết cũng như thời gian hoàn thành công việc, trong bước này cũng nên xác định đường găng (Critical path method), rút ngắn tiến độ, các viễn cảnh nếu –thì, cân bằng nguồn lực cũng như là chuỗi găng CCM (Critical Chain Methods).Khi tiến độ đã được hoàn thành thì nó sẽ trở thành khung tham chiếu để đưa ra cái nhìn tổng thể về kế hoạch này.

Bước 6: Theo dõi và quản lý tiến độ

Bước cuối cùng trong quy trình xây dựng tiến độ dự án là quản lý và theo dõi tiến độ đã đề ra. Bước này cần thực hiện xuyên suốt dự án để kiểm tra các công việc có hoàn thành đúng như tiến độ hay không, nếu gặp sự cố, nhà quản trị phải có biện pháp điều chỉnh nguồn lực cho phù để đảm bảo công việc vẫn
đi đúng tiến độ công việc và đạt được những mục tiêu đặt ra đối với dự án.

>>>Bí kíp sử dụng Email hiệu quả

Anh Tiến (Theo Saga)


Tin liên quan

Bình luận bạn đọc

contact

Tạp chí Sinh viên

Thông tin liên hệ:
Điện thoại:
0919.050.560
Email: info@tapchisinhvien.vn
Len dau trang